Den daglige post forandrer sig. Tidligere var det hovedsagligt breve, men i dag er det mest pakker. Desuden foretrækker flere og flere modtagere at få sendt også private pakker til arbejdspladsen. Så den daglige post er blevet mere værdifuld og der er blevet mere af den – meget mere.
Det er derfor blevet endnu vigtigere at pakkerne ankommer korrekt og at man kan dokumentere at modtageren har fået sin pakke.
Selve det at udlevere posten er blevet en vigtigere, mere arbejdskrævende funktion. Medarbejderne bliver altså mere belastede, både af selve arbejdet, men også af den stress der følger med at skulle kunne garantere at posten afleveres korrekt.

Hvordan kan Post Kontrol hjælpe til med det? Man kan…

Pakkesortering
  • Bevise at pakkerne er blevet udleveret korrekt

  • Få modtagernes underskrift

  • Få styr på firmaets post – hvor meget post der er modtaget og udleveret

  • Dokumentere hvordan pakkerne er blevet flyttet fra modtagelse til udlevering

  • Bestemme flaskehalse – hvilke afdelinger sender og modtager mest post

  • Optimere arbejdsgangen, undgå f.eks. at samme rute skal tages flere gange

  • og meget mere

Modtage pakker

Man vælger først distributøren:

Terminal Modtage 1

Terminal Modtage 2 Terminal Modtage 3

Når distributøren er valgt, scanner man pakkernes stregkoder:

Terminal Modtage 4

Hvis man scanner samme stregkode flere gange, får man en advarsel.

Hvis der er et problem, kan man lave en note eller tage et foto:

Terminal Note Terminal Motage 6 - Foto

Men hvis stregkoden ellers kan accepteres, gemmes den i listen over modtagelser fra den valgte distributør.

Listen over ny post finder man i klientprogrammet:

Pc Ny post med foto

 

Her ses pakken og desuden kigger vi på fotoet.

Alle disse nye pakker kan udleveres til kunderne. Indtil det er gjort, kan man finde dem her.
Alle disse pakker skal altså findes i postrummet – hvis det ikke sker, er der tale om en fejl.

Det vil sige, at enten skal listen være tom ved hver arbejdsdags slutning eller der skal være præcist samme antal pakker på pakkerummets hylder som der er linjer i listen over nye pakker – eller er der blevet udleveret pakker uden at det er blevet registreret.

Udlevere pakker

Medarbejderne kører ud med posten, breve og pakker. Medarbejderen tager en pakke, læser hvem modtageren er og hvor den skal afleveres, og går derhen. Der afleverer han pakken til modtageren og får modtageren til at skrive under. Hvis der ikke er nogen modtager men skal afleveres alligevel, kan medarbejderen selv skrive under.

Terminalen kontrollerer stregkoden op imod de data der ligger i terminalen, og hvis det betyder at pakken f.eks. er ukendt – altså aldrig blevet registreret som modtaget – kan medarbejderen gør to ting. Han kan enten tage pakken med tilbage til pakkerummet, hvad man typisk kun gør hvis modtageren er ukendt eller modtageren afviser pakken, eller han kan selv registrere pakken som modtaget. Det gør man når pakken af en eller anden grund ikke er blevet registreret som modtaget – og det sker oftere end man skulle tro.

Returpakker

Når en medarbejdere ankommer til et kontor, kan det ske at en modtager dagen før nægtede at modtage pakken. Når det sker får medarbejderen stukket en pakke i hånden, med en besked om at den skal retur til afsenderen. Når det sker, skal medarbejderen registrere pakken som returneret. Som altid kontrollerer terminalen pakken op mod de data den indeholder, og hvis pakkens stregkode ikke kan findes, bliver returneringen afvist. (Terminalen indeholder de sidste 5000 udleverede pakker)

Medarbejderen tager så pakken med til pakkerummet og returnerer pakken til distributøren.

Rapporter

Rapporter udskrives på Pc’en.
Man har brug for at kunne slå pakke-stregkoder op. Dertil findes en enkelt og hurtig metode: Søg

Søge

Her indtaster man så meget af pakkens stregkode som man kan huske. Funktionen gennemsøger så hele databasen, både ny post, ekspederet post og fejlpost og lister resultatet:

Pc Søgning
Det sker jævnligt, at hvis en pakke f.eks. har forkert adresse, 3 sal i stedet for 2 sal el. lign., så vil den optræde som modtaget, udleveret, returneret og derpå udleveret igen – og så kan det oven i købet forekomme at modtageren vælger at returnere pakken. Altså samme pakke registreret 5 gange.

Det kan altså godt blive indviklet. Eller måske er indviklet for stærkt et ord, men så ihvertfald uoverskueligt.

Derfor opretholder programmet også et kartotek, Historik-tabellen, der indeholder alle bevægelser der overhovedet er lavet.Den ser sådan ud:Pc Historik Filtreret
Her har vi lavet en søgning efter alle stregkoder der starter med nogle bestemte tegn: MK31624*.
Stjernen betyder “hvad som helst” så det betyder altså “alle registreringer på alle de stregkoder der starter med MK31624”. Man kan så kombinere det med at filtrere en bestemt distributør fra eller en bestemt modtager osv osv.

Egentlige rapporter

Men der er også andre inBlodprøverformationer som man gerne vil have uddraget, egentlige rapporter. Som f.eks. hvor meget post de forskellige afdelinger har modtaget, hvor meget post der kommer fra de forskellige distributører – det er meget interessant information, som hvis man bruger systemet til at kontrollere leveringer af specielle pakker. Det kunne f.eks. være et hospital der chekker udlevering af blodprøver o.lign., hvor distributøren i så fald angiver blodtypen el. lign.

Egen-designede rapporter

Kan man SQL-kan man selv lave rapporter og udskrive dem vha. rapport-generatoren.

SQL er ret besværligt, men også meget stærkt. Men der er masser af eksempler som man kan bygge videre på, eller man kan spørge os. Her er et eksempel på en SQL-rapport: Rapporter Registreringer pr bruger

Select Historik.Brugenr as Bruger, Count(*) as Antal, Navn from Historik
left join Brugere
on Historik.Brugernr = Brugere.nr
Group by Historik.Brugernr, Navn
Order by Antal

Selve SQL-udtrykket er det der står øverst. Resultat står nedenunder og ligner et regneark. Det kan man så gemme (F.eks. som et Excel-regneark) eller udskrive. Man kan også gemme selve udtrykket i en tekstfil, og man kan gemme den i menuen under et navn som giver mening. Dette eksempel kunne man f.eks. have kaldt Modtagelser pr. distributør eller noget i den retning.

Når man trykker på Print-knappen, får man dette vindue:

Dette er udskriften som den vil se ud på papir. Klik på Print-knappen igen. Der kommer så en lille Rapporter Udskriftmenu frem øverst til venstre. Her vælger man hvilken type udskrift man vil bruge. Vælger man Excel, startes Excel automatisk, som her:

Rapporter Excel

Priser

Terminaler

Systemet understøtter flg. terminaler:

Casio IT-810

11.750,- plus moms og fragt
1 års garanti

Opticon H21

9.510,- plus moms og fragt
2 års garanti

Opticon H27

Android, uden tastatur
7.410,- plus moms og fragt
2 års garanti

Alle terminaler leveres med dok, alle nødvendige kabler, strømforsyning og batteri samt al nødvendig software installeret, klar til brug.

Programmerne

Terminal-programmet

Al nødvendig programmel følger gratis med hver terminal. Programmet kan også købes uden terminal for 1.976,- plus moms pr. styk.

Pc-programmet

Pc-programmet består af flg. programfiler:

  • Klient
  • Server

Klienten er det program man bruger til at rette i data, f.eks. oprette nye kunder og lokaler o.lign. Det er også her man udskriver rapporter og fakturerer kunderne.

Serveren er det program der kommunikerer med terminalerne. Når altså man ønsker at udlevere en pakke, scanner man pakken med terminalen. Terminalen sender stregkoden til serveren, der slår pakken op i databasen, markerer den som udleveret og sender svaret til terminalen: “Pakke udleveret”.

Pc-programmerne koster 19.432,- plus moms.

Database serveren er gratis